Lavorare da remoto è diventato sempre più comune negli ultimi anni, sia per le esigenze delle aziende che per la ricerca di maggiore flessibilità da parte dei lavoratori. Non a caso ti ho mostrato in passato alcuni siti che ti permettono di cercare proprio questa tipologia contrattuale.
In molti concordano sul fatto che lavorare da casa possa offrire numerosi vantaggi, come la riduzione degli spostamenti e la maggiore autonomia, ma questa particolare metodologia di lavoro, rappresenta anche una sfida per la produttività e la collaborazione.
In questo contesto, gli strumenti digitali si sono rivelati indispensabili per chi lavora dal proprio domicilio, consentendo di comunicare, collaborare e organizzarsi in modo efficace anche a distanza.
In questo articolo, voglio presentarti una selezione degli strumenti digitali efficaci ed utili per lavorare da casa, che ti permetteranno così di concentrarti solo sulla produttività e sulla collaborazione. Utilizzando gli strumenti che sto per elencarti, renderai il tuo lavoro più semplice, sarai in grado di organizzare meglio i tuoi task ed aiuterai anche i tuoi colleghi adottando metodi più sicuri ed efficienti per comunicare. Sei pronto? Cominciamo!
Indice dei contenuti
Strumenti di comunicazione
Comunicare è un aspetto fondamentale in ambito lavorativo, specie se si lavora costantemente a contatto con altri colleghi ed il lavoro viene svolto a distanza. Per questo è necessario munirsi di strumenti utili per comunicare in modo rapido e semplice.
In assenza di un ufficio fisico dove ci si può incontrare e scambiare informazioni in modo rapido e diretto, diventa essenziale disporre di strumenti di comunicazione adeguati per mantenere una comunicazione fluida e costante con i colleghi e supervisori.
Fortunatamente esistono diversi software che permettono di effettuare videoconferenze, scambiare messaggi istantanei, condividere documenti e file, gestire chiamate telefoniche e videochiamate, in modo da replicare le modalità di comunicazione tipiche dell’ufficio fisico. In questo modo, è possibile mantenere un livello di comunicazione adeguato e continuo, che è essenziale per il buon funzionamento di un team di lavoro in smart working. Vediamone insieme alcuni.
Zoom
Zoom è uno dei software di videoconferenza più utilizzati al mondo, soprattutto nel contesto dello smart working. Creato nel 2011 da un’azienda americana, Zoom Video Communications, ha visto un’enorme crescita di popolarità durante la pandemia di COVID-19, grazie alla necessità di lavorare da remoto e comunicare con colleghi, clienti e partner in modo virtuale.
Zoom offre una vasta gamma di funzionalità che lo rendono un’ottima soluzione per le riunioni online, sia per le piccole che per le grandi aziende. Ad esempio, è possibile creare videochiamate per gruppi di fino a 100 partecipanti, organizzare webinar per un massimo di 10.000 partecipanti e condividere schermi per mostrare presentazioni o documenti.
Inoltre, Zoom offre la possibilità di registrare le riunioni, in modo da poterle riprodurre successivamente e condividerle con i colleghi che non hanno potuto partecipare. È anche possibile aggiungere filtri virtuali, sfondi personalizzati e effetti per rendere le riunioni più divertenti e coinvolgenti.
Uno dei vantaggi di Zoom è la sua facilità d’uso. Non è necessario scaricare il software per partecipare alle riunioni, in quanto è possibile accedere attraverso il browser web. Inoltre, è possibile utilizzare l’applicazione su diversi dispositivi, tra cui smartphone, tablet e computer. Per ulteriori informazioni su Zoom, ti consiglio di leggere questo mio articolo dove ti mostro come funziona Zoom nello specifico.
Microsoft Teams
Microsoft Teams è un software di comunicazione e collaborazione sviluppato da Microsoft che consente la comunicazione tra team e la gestione di progetti. Il software consente di creare gruppi di lavoro e di comunicare attraverso chat, chiamate audio e video, nonché di condividere file e collaborare su documenti in tempo reale.
Microsoft Teams è stato lanciato nel 2017 e si è rapidamente affermato come uno dei principali strumenti di comunicazione per il lavoro da remoto. Il software consente di gestire facilmente le comunicazioni tra i membri del team, anche se si trovano in luoghi diversi. È possibile organizzare riunioni virtuali condividendo video, audio e schermo, e anche di registrare le riunioni per accedervi in seguito.
Uno dei punti di forza di Microsoft Teams è che consente di integrare altri servizi Microsoft, come ad esempio Office 365 e OneDrive, per la gestione dei documenti, delle email e delle attività quotidiane. Grazie a queste integrazioni, Teams diventa un ambiente di lavoro completo e integrato, dove è possibile collaborare e comunicare senza dover passare da un’applicazione all’altra.
Infine, Microsoft Teams è altamente personalizzabile. È possibile creare canali specifici per team e progetti, personalizzare le notifiche, integrare bot e applicazioni di terze parti, e molto altro ancora. Questa flessibilità consente di adattare il software alle esigenze specifiche del team e di migliorare l’efficienza e la produttività complessive.
Slack
Slack è un’applicazione di messaggistica istantanea progettata per la collaborazione di team e il lavoro in remoto. È diventata molto popolare negli ultimi anni, in particolare tra le startup e le aziende tecnologiche.
Con Slack, è possibile creare canali per la comunicazione tra team, gruppi di progetto o argomenti specifici. In questi canali, i membri del team possono inviare messaggi di testo, immagini, video, documenti e altro ancora. Slack offre anche la possibilità di effettuare videochiamate e audiochiamate, condividere lo schermo e gestire gli appuntamenti tramite integrazioni con calendari come Google Calendar.
Una delle caratteristiche distintive di Slack è la possibilità di integrare altre applicazioni e servizi all’interno dell’interfaccia dell’applicazione. Ciò significa che i team possono gestire facilmente i loro strumenti di lavoro preferiti all’interno di Slack, senza dover passare continuamente da un’applicazione all’altra.
Slack è disponibile in diverse versioni, tra cui una versione gratuita con alcune limitazioni e versioni a pagamento con funzionalità aggiuntive.
Skype
Skype non ha bisogno di grosse presentazioni è infatti uno dei software di comunicazione più popolari al mondo. È stato sviluppato da Microsoft e offre molte funzionalità per le comunicazioni vocali e video. Skype è disponibile come applicazione desktop, web e mobile, ed è compatibile con Windows, macOS, Linux, Android, iOS e Windows Phone.
Tra le funzionalità principali di Skype ci sono le videochiamate, le chiamate vocali, la messaggistica istantanea e la condivisione dello schermo. È possibile comunicare con altri utenti di Skype gratuitamente, o utilizzare crediti Skype per effettuare chiamate a tariffe convenienti verso telefoni fissi e mobili.
Skype offre anche la funzionalità di registrazione delle chiamate, che può essere molto utile per registrare riunioni, interviste o presentazioni. Dispone inoltre di una serie di funzioni avanzate, come la traduzione istantanea delle conversazioni, l’integrazione con Office 365 e la possibilità di creare gruppi di lavoro.
Skype è stato uno dei primi software di comunicazione ad essere utilizzato per lo smart working e il telelavoro, e continua a essere una delle opzioni preferite da molti professionisti. C’è da dire, però, che l’introduzione di Microsoft Teams, del quale abbiamo parlato in precedenza, ha di fatto soppiantato Skype.
Google Meet
Anche Google ha la sua piattaforma dedicata alla collaborazione da remoto: sto parlando di Google Meet. Google Meet è infatti una piattaforma di videoconferenza sviluppata da Google. È stata creata per essere utilizzata principalmente da aziende e istituti scolastici assieme a Google Classroom per le loro esigenze di comunicazione a distanza.
Google Meet consente di creare riunioni virtuali con un massimo di 250 partecipanti contemporaneamente e offre numerose funzionalità, tra cui la possibilità di condividere lo schermo, inviare messaggi di chat e registrare le riunioni.
Una caratteristica importante di Google Meet è la sua integrazione con altri prodotti di Google, come Google Calendar e Google Drive. Ciò significa che è possibile creare riunioni direttamente da Google Calendar e condividere file e documenti in tempo reale con i partecipanti alla riunione tramite Google Drive.
Google Meet offre infine la possibilità di utilizzare l’opzione di sfocatura dello sfondo per proteggere la privacy dei partecipanti e di utilizzare la traduzione in tempo reale in oltre 100 lingue diverse.
Strumenti di gestione del tempo
Un altro aspetto importante quando si lavora da remoto è quello legato alla gestione del tempo. Lavorando da casa, infatti, l’organizzazione personale diventa ancora più cruciale per mantenere alti i livelli di produttività e ottenere i risultati attesi. Il lavoro da remoto può comportare una maggiore libertà nell’organizzazione della giornata, ma anche una maggiore difficoltà nell’organizzazione del lavoro stesso.
Per questo motivo, è importante utilizzare gli strumenti adeguati per la gestione del tempo, in modo da aumentare la propria produttività e mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Esistono diversi software e applicazioni che possono aiutare a gestire le scadenze, le attività e il tempo, ad esempio calendari e to-do list digitali.
Tra gli strumenti più utilizzati per la gestione del tempo nello smart working troviamo Google Calendar, Trello, Asana, Monday.com, Todoist e molti altri. Questi strumenti consentono di tenere traccia degli impegni e delle attività, assegnare compiti e scadenze, monitorare i progressi e gestire le priorità. Vediamoli nel dettaglio
Google Calendar
Il primo software per la gestione del tempo che voglio consigliarti è Google Calendar, sempre di casa Google. Si tratta di un’applicazione di calendario online che permette di tenere traccia degli impegni e degli eventi personali o di lavoro in modo organizzato. È uno strumento molto utile nello smart working, perché permette di avere un’agenda condivisa con colleghi e collaboratori, facilitando la gestione del tempo e la pianificazione delle attività.
Tra le funzioni di Google Calendar ci sono la possibilità di creare eventi, impostare promemoria, condividere calendari con altri utenti e inviare inviti agli eventi. Inoltre, è possibile sincronizzare il calendario con altri dispositivi, come smartphone e tablet, per avere sempre a disposizione l’agenda aggiornata.
Grazie alla possibilità di condividere il calendario, Google Calendar permette ai team di lavorare in modo sincronizzato, evitando sovrapposizioni di impegni e semplificando la pianificazione delle riunioni e delle scadenze. Inoltre, la funzione di promemoria permette di non dimenticare importanti appuntamenti o attività da svolgere.
Trello
Trello è un software di gestione del lavoro basato su board, carte e liste. Questo strumento è stato creato per semplificare la collaborazione tra membri del team, permettendo di organizzare progetti in modo semplice e intuitivo.
Ogni board rappresenta un progetto, all’interno del quale è possibile creare diverse liste. Le liste rappresentano lo stato del lavoro (in attesa, in corso, completato, ecc.) e le carte rappresentano le attività da svolgere all’interno del progetto.
Le carte possono contenere note, checklists, scadenze, allegati e commenti, il che rende Trello uno strumento molto flessibile per la gestione del lavoro. Inoltre, Trello supporta l’integrazione con numerosi altri strumenti, come Google Drive, Dropbox, Slack, GitHub e molti altri.
La semplicità di utilizzo e la flessibilità di Trello lo rendono uno strumento molto popolare per la gestione del lavoro in team, specialmente nello smart working. La possibilità di aggiornare lo stato delle attività in tempo reale e di visualizzare rapidamente il lavoro svolto e quello da svolgere, rende Trello uno strumento molto utile per chi lavora in remoto o in team distribuiti.
Asana
Asana è un’altra applicazione molto utile per la gestione delle attività basata sul cloud che consente ai team di organizzare, tenere traccia e gestire il lavoro in modo più efficiente. Con Asana, è possibile creare e assegnare attività, definire scadenze, gestire progetti complessi, collaborare con i membri del team e tenere traccia dei progressi in tempo reale.
Asana è utile per lo smart working perché permette ai membri del team di collaborare su progetti e attività in modo efficiente, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Inoltre, l’applicazione offre una panoramica completa del lavoro in corso e delle scadenze, garantendo che tutti i membri del team siano sempre aggiornati sulle priorità e sui progressi del progetto.
Asana è disponibile come applicazione web e per dispositivi mobili, quindi è possibile accedervi e utilizzarlo ovunque ci si trovi. L’applicazione è anche integrata con altri strumenti di produttività come Slack, Google Drive e Dropbox, per semplificare ancora di più la gestione del lavoro e aumentare la produttività.
Monday.com
Monday.com è un software di gestione del lavoro online che aiuta le aziende a gestire progetti, team e operazioni in modo efficiente e collaborativo. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Monday.com permette di creare e personalizzare la propria bacheca di lavoro, organizzare le attività in cartelle e sottocartelle, assegnare compiti ai membri del team, impostare le scadenze, monitorare lo stato di avanzamento del lavoro e gestire il budget.
Monday.com è stato progettato per semplificare la collaborazione tra i membri del team e favorire la trasparenza e la condivisione delle informazioni. Grazie alla sua funzione di commenti, è possibile scambiare idee, suggerimenti e feedback in tempo reale, senza dover ricorrere a email o messaggi istantanei. Monday.com offre una vasta gamma di strumenti di reporting e analisi che consentono di monitorare le prestazioni del team, identificare eventuali problematiche e prendere decisioni informate.
Tra le funzionalità più apprezzate di Monday.com ci sono la sua flessibilità e la sua capacità di adattarsi alle esigenze specifiche di ciascuna azienda. Grazie ai suoi modelli personalizzabili e ai suoi strumenti di automazione, è possibile creare processi di lavoro su misura per il proprio team e automatizzare alcune attività ripetitive, riducendo al minimo gli errori e aumentando la produttività complessiva.
Todoist
Todoist è uno dei più popolari software di gestione delle attività disponibili sul mercato. Si tratta di un’applicazione che permette di organizzare il proprio lavoro e la propria vita in modo efficace e facile da usare. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle sue funzionalità avanzate, Todoist aiuta gli utenti a gestire le proprie attività in modo efficiente, permettendo loro di concentrarsi sulle cose importanti.
Tra le principali funzionalità di Todoist ci sono la possibilità di creare liste di attività, assegnare scadenze e priorità, creare progetti e sottoprogetti, e condividere liste con colleghi, amici e familiari. Una caratteristica interessante di Todoist è la possibilità di aggiungere etichette e filtri alle attività per aiutare a organizzarle meglio e visualizzarle in modo più chiaro.
Todoist è disponibile su molte piattaforme, tra cui desktop, iOS, Android e web. L’applicazione offre anche integrazioni con altre applicazioni come Google Calendar, Slack, Dropbox, e molti altri. Con la sua interfaccia intuitiva e le sue funzionalità avanzate, Todoist è uno strumento potente per la gestione delle attività che può aiutare chiunque a organizzare il proprio lavoro e la propria vita in modo più efficiente.
Strumenti di collaborazione
Gli strumenti di collaborazione sono fondamentali per garantire una comunicazione efficace e una cooperazione fluida tra i membri del team in uno scenario di lavoro da remoto. Grazie a questi strumenti, è possibile creare, modificare e condividere documenti in tempo reale, tenere traccia dei progressi e degli obiettivi del progetto e collaborare con altri membri del team in modo sincrono o asincrono. Vediamone assieme alcuni
Google Drive
Google Drive è uno dei servizi di archiviazione e sincronizzazione dei file più popolari e utilizzati al mondo. Consente di salvare, condividere e collaborare su documenti, fogli di calcolo, presentazioni e altri tipi di file online. È particolarmente utile nello smart working perché consente di accedere ai documenti ovunque ci si trovi e di condividerli con altri membri del team, senza dover inviare file via email. Inoltre, grazie alla funzione di sincronizzazione automatica, i file salvati su Google Drive sono sempre aggiornati e accessibili su tutti i dispositivi.
Google Drive offre anche una serie di strumenti di collaborazione, come Google Documenti, Fogli e Presentazioni, che permettono a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento, con la possibilità di visualizzare le modifiche in tempo reale. Inoltre, Google Drive offre funzioni di revisione del documento, che consentono di tenere traccia delle modifiche apportate dai vari collaboratori e di gestire le versioni precedenti del file.
Infine, Google Drive garantisce un alto livello di sicurezza e privacy dei dati, grazie alla crittografia dei file durante il trasferimento e all’archiviazione.
Dropbox
Dropbox è uno dei servizi di cloud storage più popolari al mondo. Consente di archiviare file e documenti in modo sicuro e accedervi da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Dropbox offre anche funzionalità di collaborazione, che lo rendono uno strumento molto utile per il lavoro in remoto.
Con Dropbox, è possibile condividere file e cartelle con i colleghi in modo facile e veloce, senza dover ricorrere a e-mail o altri mezzi di comunicazione. Inoltre, è possibile definire i livelli di accesso per ogni utente, ad esempio permettendo di visualizzare o modificare i file.
Dropbox offre anche la funzione di versioning, che consente di visualizzare e ripristinare versioni precedenti di un file. Questa funzione è particolarmente utile in caso di errori di editing o di eliminazione accidentale di dati importanti.
Microsoft OneDrive
Microsoft OneDrive è un servizio di cloud storage offerto da Microsoft come parte della suite di produttività Office 365. Consente agli utenti di archiviare, sincronizzare e condividere file e cartelle con altri utenti in modo sicuro e facile.
OneDrive offre 5 GB di spazio di archiviazione gratuito per gli utenti registrati, ma gli utenti di Office 365 hanno accesso a un’ampia gamma di opzioni di archiviazione, che variano da 1 TB a illimitati GB di spazio di archiviazione in base al piano sottoscritto. OneDrive consente di archiviare tutti i tipi di file, tra cui documenti, foto, video e altri tipi di file.
Una delle caratteristiche principali di OneDrive è la sincronizzazione dei file tra dispositivi. Ciò significa che se un utente apporta modifiche a un file su un dispositivo, queste modifiche verranno sincronizzate in tempo reale su tutti gli altri dispositivi su cui è installato OneDrive. Inoltre, OneDrive offre funzionalità avanzate di condivisione dei file, che consentono agli utenti di condividere facilmente i propri file e le proprie cartelle con altre persone, impostando autorizzazioni di accesso specifiche.
Notion
Notion è uno strumento di collaborazione che consente di creare e organizzare note, liste di attività, documenti e progetti in modo molto flessibile. È stato progettato per aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficace e coordinato, con un’interfaccia semplice e intuitiva che permette di creare e gestire facilmente diverse categorie di contenuti.
Tra le principali funzionalità di Notion ci sono la possibilità di creare pagine e sottopagine, aggiungere note, task e date di scadenza, organizzare i contenuti in database e visualizzarli in modi diversi, come tabelle, liste, calendari e board. Inoltre, è possibile condividere i contenuti con altre persone e collaborare con loro in tempo reale, grazie a funzionalità come la chat integrata e i commenti sui singoli elementi.
Notion è in grado di integrarsi con molti altri strumenti di lavoro, come Slack, Google Drive, Dropbox e molti altri, in modo da offrire un’esperienza di lavoro completa e integrata. Inoltre, è disponibile come applicazione web, desktop e mobile, rendendolo facile da usare ovunque e in qualsiasi momento.
Confluence
Confluence è un software di collaborazione aziendale sviluppato da Atlassian. È uno strumento di gestione delle conoscenze che consente alle persone di lavorare insieme su documenti, presentazioni, progetti e altre attività di team.
Confluence è basato sul concetto di “pagine” che possono contenere testo, immagini, tabelle, grafici, elenchi di controllo e altro ancora. Le pagine possono essere organizzate in spazi, che rappresentano aree di lavoro separate per diversi team o progetti.
Una delle funzionalità principali di Confluence è la possibilità di collaborare su una stessa pagina in tempo reale, consentendo a più persone di lavorare simultaneamente su un progetto. Inoltre, Confluence offre un sistema di commenti che permette ai membri del team di discutere e fornire feedback sui documenti.
Conclusioni
In conclusione, lo smart working è una pratica sempre più diffusa, ma richiede l’uso di strumenti digitali per mantenere la produttività e la collaborazione tra i membri del team, nonostante la distanza. La comunicazione, la gestione del tempo, la collaborazione e la sicurezza sono aspetti fondamentali per il successo del lavoro da remoto.
Per quanto riguarda la comunicazione, abbiamo visto come Zoom, Microsoft Teams, Slack, Skype e Google Meet offrano soluzioni diverse ma efficaci per le videoconferenze e le chiamate di lavoro. Questi strumenti consentono ai membri del team di rimanere in contatto e di collaborare in tempo reale.
La gestione del tempo è essenziale nello smart working, e Google Calendar, Trello, Asana, Monday.com e Todoist sono strumenti importanti per pianificare il lavoro, tenere traccia dei compiti e delle scadenze, e mantenere un’organizzazione efficiente.
La collaborazione è un altro aspetto cruciale nello smart working, e Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive, Notion e Confluence offrono un ambiente virtuale in cui i membri del team possono collaborare alla creazione e alla gestione di documenti, file e progetti. Non mi resta che augurarti buon smart working!