A seguito delle recenti disposizioni governative per contenere il contagio da Covid-19, molti impiegati hanno scoperto gioie e dolori dello Smart Working.
Lavorare, stando comodamente da casa, al giorno d’oggi è sicuramente possibile, anche grazie all’utilizzo di piattaforme per l’organizzazione di videoconferenze e meeting e, ovviamente, di una connessione ad internet.
Tra le più in voga del momento, vi è senza dubbio Zoom che, nonostante qualche problema di sicurezza che ha portato diversi utenti a eliminare il proprio profilo, rimane comunque una delle piattaforme più valide sul mercato. Ecco perché oggi vedremo assieme come funziona Zoom, a cosa serve e come utilizzarlo al meglio per dare vita ai nostri meeting.
Cos’è Zoom
Prima di addentrarci nel funzionamento effettivo della piattaforma, cerchiamo prima di comprendere cos’è Zoom e perché risulta essere una delle tecnologie maggiormente utilizzate in questo momento per l’organizzazione di meeting e videoconferenze virtuali.
Zoom (nome contratto di Zoom Video Communications) è una società di servizi di teleconferenza con sede in California, precisamente a San Jose. Il servizio offerto da Zoom è senza dubbio interessante poiché è in grado di combinare videoconferenze, riunioni, collaborazione mobile e chat.
Gli altri strumenti utilizzati per tali scopi (come ad esempio Skype, Microsoft Teams, Whatsapp) non raggruppano tutte queste funzionalità e, soprattutto, non offrono le stesse features messe a disposizione da Zoom e che a breve andremo ad analizzare.
A causa del coronavirus, le azioni della società hanno visto un sostanziale aumento. Questo perché Zoom è stata scelta da diverse scuole ed aziende come piattaforma di riferimento per l’organizzazione di video lezioni e conferenze. La società ha anche deciso di concedere gratuitamente i suoi servizi a diverse scuole in svariati Paesi.
Attraverso questa piattaforma, è possibile organizzare web meeting con 100 partecipanti, già nella sua versione gratuita. Esistono, infatti, due versioni di Zoom: una gratuita con alcune limitazioni e altri piani di tipologia business. Nel prossimo paragrafo li analizzeremo assieme.
Quanto costa Zoom
Ma quanto costa Zoom? è sicuramente una domanda da porsi prima di decidere di utilizzarlo. Innanzitutto è bene precisare che esiste una versione gratuita di Zoom che permette di organizzare meeting e webinar con qualche limitazione. Esistono, poi, altri piani ideali per aziende che necessitano di un numero maggiore di partecipanti nonché eliminare le limitazioni circa il tempo di utilizzo della piattaforma.
Ecco di seguito i piani messi a disposizione da Zoom:
- Piano Free: La prima versione che vado a presentarti è quella free. Ti basta registrarti per usufruire dei servizi messi a disposizione da Zoom gratuitamente. Nello specifico potrai organizzare un numero illimitato di meeting a patto che i partecipanti non superino il numero di 100. Il meeting potrà avere una durata massima di 40 minuti e non potrai registrare il meeting per visionarlo in un secondo momento.
- Zoom Pro: Il piano Pro di Zoom ha un costo di 13.99 al mese e ti permette di creare riunioni, ma anche di schedularle. La durata massima dei meeting è di 24 ore e potrai registrare tutto sia in cloud che su un dispositivo a tua scelta.
- Zoom Business: Il piano business è il primo, in ordine crescente di prezzo, a consentirti di personalizzare l’url del meeting che andrai a creare. Ha un costo di 18.99€/mese e ti consente di registrare le riunioni sia in cloud che su un dispositivo. Con questo piano avrai a disposizione un supporto dedicato
- Zoom Enterprise: Il piano enterprise è quello di fascia alta e ti permette di invitare fino a mille persone all’interno dei tuoi meeting. Potrai registrare i tuoi meeting sul cloud senza limiti di spazio. Avrai a disposizione un supporto dedicato da parte del team di Zoom. Anche questo piano ha un costo di 18,99€/mese
Ti ricordo che il pricing potrebbe essere sempre soggetto a variazioni, ragion per cui ti invito a tenere sotto controllo la pagina relativa ai piani del sito ufficiale di Zoom.
Come si usa Zoom
Dopo aver letto le informazioni sul pricing, siamo pronti ad addentrarci nell’utilizzo effettivo della piattaforma. In questo capitolo vedremo nel dettaglio come si usa Zoom esplorando la versione gratuita, ovvero quella più utilizzata.
Crea un account Zoom
Per prima cosa dovrai creare un account Zoom. Farlo è molto semplice, ecco i passaggi che dovrai eseguire:
- Collegati al sito web di Zoom
- Clicca sul pulsante “Sign Up, It’s free” che trovi in alto a destra
- Inserisci la tua data di nascita
- Inserisci il tuo indirizzo email e clicca su Sign Up
- Nel popup che si aprirà clicca su Confirm
- Controlla la tua casella di posta
- Apri la mail di Zoom
- Clicca sul tasto Activate Account
- Nella schermata che si aprirà, dovrai rispondere alla seguente domanda: “Are you signing up on behalf of a school?”. Scegli tra Yes o No e clicca su Continue
- Nella schermata successiva, compila i campi Nome, Cognome, Password e Conferma password e clicca su Continue
- Nella schermata successiva potrai invitare i tuoi colleghi inserendo i loro indirizzi email e cliccando su Invite. Puoi saltare questo step cliccando su Skip this step
- La procedura è completata. Ora non ti resta che cliccare su Start Meeting Now per dare vita al tuo primo meeting.
La Meeting Room
Se hai eseguito tutti i passaggi correttamente, ti troverai all’interno di una Meeting Room, molto simile a quella che puoi vedere nell’immagine sottostante.
Vediamo assieme le operazioni che potrai effettuare in questa Meeting Room:
- Join Audio: è la prima funzionalità che trovi in basso a sinistra e ti permette di attivare il tuo dispositivo di registrazione audio, come ad esempio il microfono del tuo pc.
- Start Video: Attraverso questo pulsante sarai in grado di attivare o disattivare la webcam del tuo pc.
- Security: Nella tab Security trovi diverse opzioni per svolgere il meeting in tutta sicurezza: potrai disattivare la chat, decidere se attivare la condivisione dello schermo e molto altro
- Manage Partecipants: In questa sezione troverai gli utenti che stanno attualmente prendendo parte al meeting. Potrai decidere se disattivare l’audio ad uno di questi o a tutti i presenti ed effettuare altre operazioni di controllo sui partecipanti al meeting.
- Share Screen: Attraverso la funzionalità Share Screen, sarai in grado di condividere il tuo schermo con i partecipanti. Attraverso lo stesso tasto potrai decidere di disattivare la funzionalità
- Chat: Con il tasto Chat potrai azionare un canale di comunicazione testuale con i partecipanti al meeting che, ovviamente, potranno a loro volta risponderti
- Leave Meeting: Quando avrai terminato il tuo meeting, potrai abbandonare la stanza semplicemente cliccando su questo tasto che si trova in basso a destra ed è di colore rosso.
Utilizzare Zoom su Smartphone
Nei capitoli precedenti abbiamo fatto sempre riferimento alla versione di zoom desktop, utilizzabile quindi attraverso il browser del nostro PC. Ma esiste un app di Zoom? Certamente.
Zoom è disponibile sia per Android che per iOS e ti permette di usufruire di tutte le funzionalità presenti nella versione desktop.
Io, francamente, utilizzo sempre il PC per effettuare meeting. Lo reputo un metodo senza dubbio più affidabile e, se vogliamo, stabile. Tuttavia è bene che ti elenchi anche questa possibilità.
L’app di Zoom è scaricabile gratuitamente, restano validi i piani che abbiamo già illustrato in precedenza quando abbiamo analizzato il pricing di Zoom.
Conclusioni
Come abbiamo avuto modo di vedere, Zoom è senza dubbio una piattaforma rapida, intuitiva e molto semplice da utilizzare. Già nella sua versione gratuita, ti permette di organizzare meeting di altissima qualità.
Malgrado qualche limitazione imposta nella versione free, possiamo definire questo strumento come una valida alternativa a piattaforme più blasonate come quelle di Google o Microsoft per l’organizzazione di meeting e videoconferenze online.
I piani pro, ad ogni modo, hanno un costo davvero contenuto e sono ideali per piccole medie imprese che vogliono avvalersi di uno strumento affidabile ed estremamente intuitivo per organizzare videoconferenze con dipendenti e clienti.